他の組織のヒトと働いた話

働き方
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こんにちは、ノブです。久しぶりの更新となりました。昨年末から取り組んでいた仕事の山場をようやく超えることができたので、本日はそのおはなし。もちろん、特定を避けるためにある程度のボカシ&フェイクを入れております。ストーリーが多少おかしいですが、その辺の歪みが出てると思って見逃して下さい。

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どんな案件だったか

他部署&多部署で取り組む中期プロジェクト。途中、厳格な締め切り(2020年8月末)あり。
私は自部署のリーダーですが、各部署のやり方が違うので、逐一丁寧に会議で調整しましょうね、という前提でした。
私は年末〜1月末頃までに必要な方々に声をかけ、組織内の承認も得て自部署内の体制を構築しました。

今思えば最初からおかしかった

そして臨んだ2月のプロジェクト会議。ザックリとしたスケジュールと明確なゴールを定めるとこまでは順調。よしよし。んで、全体の進捗取りまとめ&社外発注の管理を誰がやります?

…誰も手をあげない。んじゃ私がやります!と私の部署で主導することに。
しかし会議後によその部署のAさん(仮名)からメールが。

A「やっぱりウチの部署主導でやります。社外委託の発注も既にかけておきましたから。」

なんでやねん!いやいや、どう考えてもおかしいでしょう。会議で黙ってたのは何だったの…?そしてなんで誰にも確認せずに外部発注かけてるの??
(その部署の責任者が”偉い人”なので穏便に済ませたい私の上司のありがたいコメント。「任せれば?」)

…んまあ、釈然としませんが私の雑務が減るならそれでも良いです。しっかりと音頭とって主導して下さいよ。
これが2月末ごろ。あと半年あるし、まあ問題ないだろうな、と。

COVID-19の影響も

COVID-19の影響で3月末ごろから各部署テレワークに入り始めました。ちなみに1ヶ月もの間、全くスケジュール管理とか実務の割り振りとかの連絡が来ないんですが。どうなってんの。

そろそろ考えないと。まずはメールベースでいいから議論しましょうぜ。と私から全体に連絡したのが4月の頭。ようやく議論が始まりましたが、私に急かされずとも主導して下さいよ。

4月末までにメール上での議論でプロジェクトの詳細な方針がほぼ決まり、そして臨んだ採決の電話会議。

…えーと、採決案が今まで話しあってきたものと全然違うんですが。

A「新しい方針を思いついたので内容を変えておきました」

だから、なんでやねん!今まで話し合って決めた事を無断でひっくり返すな!主導ってそういう意味じゃないです。

情報共有→部署内での説明&議論→部署内の承認を経てここまで来てるのに、イチからやり直し…。時間をムダにしないで下さい。

ようやくの事で自部署での意見を取りまとめましたが、それにしても新しい方針とゴタゴタ中にさらに新しく提案された実務が噛み合ってないような…その辺どうなんすかね。

A「つい最近新しいデータが出たんで、実務内容コレにしました」

データ共有しろよ!というか新しいデータ取るなんて聞いてないし。データ取るならその理由、結果、今後の予定を即時共有して下さい…。
(もちろん自部署内の説得はまたイチからやり直し。ゴールデンウィークやらコロナ対応やらでなかなか議論が進まず5月末にようやく説得完了)

んなら、その方針で良いです…(疲れてきた)その後のスケジュールはどうなってるんです?
A「次はこのアッセイ(評価試験)をやってもらいます」

あ、失礼しました。そういう事ではなくて、ゴールまでの詳細なスケジュールはどうなってるんですかね。

A「んー、まだ決まってないです」

ん?ゴールから逆算すれば、想定されるスケジュールを描けますよね?決めましょう。

A「だからまだ決めてないです!ひとつひとつクリアしていけば終わりますよね?」

…ヤバイ香りがします。何がヤバイって、このヒトの部署の誰も「スケジュール管理しなくてもいける」という方針に反対していない所です。今までどうやって進捗管理していたのでしょう?そして、そんなヒト(部署)がこのプロジェクトを主導するですと…!?

もう、私がやります

こうなったら、私がスケジュールを提案し、うるさいやつだと思われても細かく催促メールを入れまくるしかないです。

私「各組織の意見が出揃いましたが、まとめは出来ましたか?」
A「検討中です(具体的な進捗不明)」

私「コロナの影響で出社&実験できないメンバーが増えてますが、今後の実務はどうするんですか」
A「各部署間で議論して決めます(議論の場を設定しないので決まらない)」

私「下期からの外部との契約書作成、どうなりました?手伝いましょうか?」
A「作成中です。6月中には内容確認と承認をお願いします。(7月になってから共有される)」

私「最終決裁の段取り、どうしますか?」
A「……(連絡が途絶える)

もういや…。私がまとめ資料を作ってメールで呼びかけるんで良いです。。。その間、何も提案してきませんでしたが、あなた、ホントに仕事してますか…?

そういえば、私の部署はチェック体制が厳しく、作業に時間がかかりがちです。申し訳ないので謝りを入れて事前にスケジュールを確保してもらいましょう。まだ2ヶ月ありますし(いつの間にか2ヶ月しかなくなってる)、毎日フルパワーで作業が進めばギリギリ間に合います。(既にこの時点でおかしい)

「ウチの部署、最終承認の部分に2〜3週間頂くことになりそうです。大変申し訳ありませんがよろしくお願いします」
他部署からも了解を得られたし、これで良し。

で、7月の半ばに入っても情報共有が遅い&作業がのんびり。どうなってるんですか、マジで間に合いませんよ。言ったでしょ、最後に2〜3週間かかるって。

A「すみません、その期間があること忘れてました。…もしかして間に合いませんか?」
私「(絶句)」

この時、初めて会社の仕事で重度のマイナス評価をくらう覚悟をしました。そもそもなんでこの部署の人は黙って見ているの…?

というかアンタらやっぱり全力で作業してなかったんですかい。言い訳は時間の無駄だから良いです。とにかく急げ、良いから急げ。上には私から説明しておきますから。プロジェクトの主導?今まで全力で我慢してましたが、任せておけると思ってるんですか!?

というわけで8月に突入。タイムリミットまでもうひと月ありません。お盆?休めると思ってるんですか。私は思ってませんよ。誰かのおかげで。

学んだこと

最終的には休日でも夜中でもメールが飛び交い、私の部署の最終チェックも1週間に短縮させるなどの荒技を駆使し、結果を出し、締め切りの発表にこぎつけました。むしろ何で間に合ったんだコレ。

次からは絶対に初めから私か、全く他のまともなヒトが仕切る体制にしよう…。

以上の経験から学んだ事です。
・報連相は各部署どころか各人で量&質&頻度が全く異なる
・「スケジュールを立てる」ということが理解できない人がいる
・「プロジェクトの主導」の意味するところを理解できていない人がいる
・自部署メンバーの業務遂行が迷走していても止めない部署があ
・だから最初に方針&余裕を持ったスケジュールをある程度具体的に決めておくことが重要
・各部署内で意思決定のプロセスが全く異なる(ラクなトコは非常にラク)
・よその部署でも自組織と同じ意思決定プロセスを経ていると考えてる人がいる
・ヒトは致命的な事ほどキレイに忘れてくれる
・仕事でストレスがかかると夜中にメールチェックしながら叫びたくなる

おわりに

最初にも書きましたが、この話にはフェイクな部分が入っています。そう、全てが嘘だったんです。きっと。あんな酷いプロジェクト管理なんてきっと夢だ…!(トラウマエンド)

みなさま、他部署との連携プロジェクトにはくれぐれもお気をつけ下さい。

ノブ

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