時間の使い方を考える

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こんにちは、ノブです。2018年も終わりが近づいてきました。年の瀬になると仕事やプライベートで様々なイベントに追われ、時間との戦いになっている方も多いのではないでしょうか。本日は全ての人間に等しく与えられている「時間」の使い方について考えてみたことを。

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誰もあなたの時間を守ってくれない

以前から感じていたのですが、マネジメント層や他部署のメンバーは「何の仕事を誰に与えたか、締切はいつか」は大体覚えていますが、「その準備がいつ行われるか」は全く考えていません。

これにより、自分できちんと時間を管理していないと「Aの仕事が終わってすぐにBの締切、時間もないし内容も結果も微妙」という事態が容易に発生します。ここで一番の問題となっているのは、「時間の管理テクニックを誰も教えてくれない」ということです。大学院生の方は「年間単位の詳細な予定を自分で立てる」という経験をおそらく生まれて初めて初めてすると思いますが、そのハードルの高さを実感したことと思います。ビジネス書では大きく取り上げられるテーマではありますが、多くの人は自己流で日々過ごしている or 特に意識していないのではないでしょうか。

重要なポイントは3つ

私も例に漏れず自己流の時間管理法で日々を乗り切っていますが、重視している点は以下の3つです。

①自分という人間をよく知る

②長期・中期・短期の目標を立てる

③最新情報を効率よく得る

では、1つづつ解説していきます。

①自分という人間をよく知る

あなたについて一番知っている人はあなた

1つ目は「自分がどのような人間かよく知る」ことです。簡単に言うと、「何をやりたくて、何が好きで、優先順位はどのようになっていて、どんなこだわりがあって、どのくらい体力があるか」という自分についての情報を熟知することです。

人間、やりたいことや好きなことにはとことんまでのめり込めますし、そのための努力もします。また、どんな時に自分が集中できるか、どんな道具や音楽を好むのか、どんなトリガーで気分をリフレッシュできるのか、疲れた時に効果が高い癒やしは何か、など自分の能力を最大限引き出せる&回復させる方法を知っているのは非常に強力な武器となります。逆に、この部分を考えていないと非効率で体に負担をかけるやり方で仕事に挑むことになりかねません。

例えば私は極端な朝方体質で、夜になるほど眠気で頭の回転が低下します。ボールペンはジェットストリームしか使わないというこだわりがありますし、疲れているときにはゆっくりと風呂に入りたくなります。家でも職場でも毎日昼寝をして気分をリフレッシュさせることで、午後からも全力で活動できる状況を作っています。このように自分のパフォーマンスを保つ事で、仕事効率をキープする=最短時間で物事をこなせる状況を作ることは時間管理の前提としてかなり重要です。

上記の観点に立って考えると、昨今の意識が高い方々が主張されている「朝活は効率が良い!絶対やらないと損!」とか「テレビを見る時間は勿体無い!ドラマなんか見てないで、その時間を使って勉強しろ!」という意見には少し違和感を覚えます。

例えば体質的に朝に弱くても、夜には落ち着いてスピーディーに仕事ができる人もいます。また、大好きなテレビドラマを見て気分をリフレッシュさせ、その後の作業効率がアップする人もいます。このような人たちに無理やり朝活をさせたり、テレビを取り上げてしまったりすると体調を崩す and/or ストレスが溜まって集中力が著しく低下する、などのマイナスの作用が強く出てかえって作業効率が低下してしまいます。

時間の使い方を考える上で問題となるのは、集中できずに夜までダラダラと仕事をする、つけっぱなしになったテレビをなんとなく見続けてしまう、といった「明確な理由のない行動」です。リフレッシュするためにこのドラマだけ見る!と決めて、見終わったら集中して勉強や仕事に戻れるのであれば大好きなドラマを諦める必要は全くありません。つまり、「最適な時間の使い方は人それぞれで、万人に通用する時間管理法はない」というのが私の意見です。

一人ひとり優先順位も違う

内容は少し重複しますが、自分の中での優先順位も重要なポイントです。仕事、家庭、睡眠、人付き合い、勉強、読書、テレビ、趣味、一人の時間などなど自分の生活スタイルの中で何がどのくらい自分にとって重要か、一度振り返ってみて下さい。その重要度から「どのファクターにどれだけ時間を割り振ることが理想か」ということを考えることができれば合格です。ポイントは「自分にとっての重要度」という部分です。他の人とあなたの価値観は違います。他の人のマネをしてもあなたにとって最適な生活にはなりません。

私の場合は優先順位1位が家庭、2位が仕事です。そのため、子供が体調を崩せば休んで看病するのは当たり前ですし、家事も育児も積極的に取り組んでいます。(というつもりです。)テレビや趣味の順位は非常に低いですし、自分に体力が無いことも知っているので睡眠の順位も高めで夜は毎日6~7時間は寝るようにして、前述の通り昼寝も毎日しています。

人付き合いは好きですが、ただグチを言い合うタイプの飲み会は生産性が低くて嫌いなので優先順位を下げていますし、意味を感じずに優先順位が低い仕事はやらない方向へ誘導しています。

一点注意ですが、上記のように多くの人とは違う行動を取り続けるとコミュニティ内で浮きます。私も職場内では「かなり空気を読めないマイペースキャラ」が確立されています。ですので、「性格的に職場で目立ちたくない」「人と違った行動を取ると評価が著しく下がる」など別の優先順位がある方はそちらを優先して下さい。上記の例はオススメでも何でもなく、あくまでも私の場合です。先程も書きましたが、全て私の真似をしても必ずしもあなたにとって快適な生活にはなりません。

極端な例ではありましたが、「 自分という人間をよく知る 」ことは、あなたの活動の方向性を知る上で重要です。深く考えたことがない人も多いかもしれませんが、一度じっくりと考えてみると面白いと思います。

②長期・中期・短期の目標を立てる

これは普通のPDCAでもよく行われていることですね。世の中にはたくさんの解説書やウェブサイトが存在しますので細かい説明はそちらに任せます。

年間を通した目標など大きな目標Aを設定したら、「Aを達成するために必要な中期目標Bは何か」をリストアップします。Bが決まったら同様の繰り返しで1年、半年、四半期、1ヶ月、2週間くらいの目標までブレイクダウンして予定を当てはめることができれば良いと思います。中には1日ごとの細かい目標や予定まで設定する方もいると思いますが、突発的なイベントに対応できなくなる可能性もあるので私はやっていませんし、意図的に予定の少ない日を設定することもあります。

③最新情報を効率よく得る

時間を使い方を意識する上で重要なのが「最新情報を得ること」と「作業を効率よく行うこと」です。最新情報には作業効率を上げるtipsなども含まれますので、つまりは「最新情報を効率よく得る」事ができれば最強です。

私は情報ソースとしてtwitterを愛用していますが、twitterはダラダラと見続けてしまうと無限に時間を奪われます。最近こんな会話が。



はい、今回の記事の発端が分かりましたね。SNSやwebで情報を得る人はかなり多いと思いますが、ダラダラと見続けてしまう危険性はかなり厄介です。twitterとかwikipediaとか、何も考えずに眺めてしまう or リンクを辿ってしまうと時間がいくらあっても足りません。そこでオススメなのは「ターゲットを絞って情報を取りに行く仕組みを作る」ことです。

Webページからの情報

まず、ウェブであれば自分が情報を得たいターゲットを事前に登録しておくことがシンプルで分かりやすい方法です。指定したウェブサイト上で新しい情報や更新があったら自動でお知らせしてくれるサービスはRSSや「はてなブックマーク」など沢山ありますが、ウェブサイトの更新をお知らせしてくれるソフトの先駆けとしてWWWCは外せませんので敬意を評して紹介しておきます。

WWWCは登録されたウェブサイトのファイルが更新されると通知が出るソフトです。プラグイン拡張で更新されたソフトを自動でブラウザに投げて表示してくれる機能もあり、20年ほど前には定番のソフトでした。先日、15年ぶりに更新があったとニュースにもなりましたが、月日の流れを感じます。

現在はWindows, Mac, Androidなどマルチプラットフォームで使用が可能なサービスがあります。詳しくまとめてくださっている方がいるので説明は丸投げ任せます。 

twitterはリスト管理しよう

twitterについては、自分にとって重要度の高い人をまとめてリスト管理することをオススメします。時間がないときはこれだけチェックしよう!という自作の一覧ですね。どうやらリスト機能を使っていない方もいるようで、勿体無いので具体的な方法を記載します。

Android版の画面ですが、①まずは自分のアイコンをタップして開くメニュー画面からリストを選択します。②(画面上では既に設定してあるリストが表示されています)右下の新規作成アイコンをタップ。③リストに自分の好きな名前と説明をつけます。また、今回は 自分用のリストである前提ですので「非公開」にチェックを入れておくことをオススメします。右上の「保存」をタップしてリスト作成が完了します。

リスト作成後、④リストに加えたい人の画面を開き、右上のメニューアイコンをタップ。⑤メニューからリストに追加を選択。⑥どのリストに加えるか選択して登録が完了です。

リストを閲覧するには⑦メニューからリストを選択し、⑧見たいリストを選択でリストに登録されている人のツイート&RTが閲覧可能です。ともすれば雑音まみれで疲弊してしまうtwitterですが、リストを活用することで効率よく情報収集することができます。ぜひ試してみてください。

まとめ

以上、時間の使い方を考える上で私が重視している3点についてまとめます。

①自分という人間をよく知る:自分の好みやこだわり、回復のコツや優先順位などを把握し、自分に最適な生活スタイルを確立する

②長期・中期・短期の目標を立てる:大目標→中目標→小目標とブレイクダウンしていき、細かい予定へと落とし込む

③最新情報を効率よく得る:ターゲットを絞って情報を集める仕組みを作る

いかがでしたでしょうか。自分はこんなことをしているよ!というご意見やご質問があればtwitterPeing質問箱にどうぞ。他の人がどのような工夫をしているか興味がありますので、 ご意見いただけると嬉しいです。では。

ノブ

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